Kommt es zu arbeitsvertraglichen Streitigkeiten, ist die Abmahnung oftmals das richtige Mittel. Ein kurzer Überblick soll die Praxis erleichtern.
Auch in den besten Beziehungen ziehen hin und wieder Gewitterwolken auf. Die arbeitsvertragliche Beziehung macht hiervor auch nicht halt, sodass sich Differenzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer leider nicht immer vermeiden lassen. Ist ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers hierfür die Ursache, kann dies mit einer arbeitsrechtlichen Abmahnung sanktioniert werden.
1. Warum wird die Abmahnung notwendig?
Handelt es sich um ein steuerbares Fehlverhalten des Arbeitnehmers, so verlangt die Rechtsprechung vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung grundsätzlich eine Abmahnung. Mit dieser rügt der Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers und warnt ihn gleichzeitig durch Androhung einer Kündigung vor weiteren Verstößen. Dem Arbeitnehmer soll durch den Ausspruch der Abmahnung deutlich gemacht werden, welche Fehler er begangen hat und dass das Arbeitsverhältnis im Falle der Wiederholung des Fehlverhaltens beendet werden kann.
Aufgrund der enthaltenen Rüge- und Warnfunktion hält die Rechtsprechung die Abmahnung vor Ausspruch der Kündigung grundsätzlich für erforderlich. Dem Arbeitnehmer soll durch die deutliche Warnung vor Augen geführt werden, dass sein Verhalten vertragswidrig ist und dieses vom Arbeitgeber nicht akzeptiert wird. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn die Pflichtwidrigkeit derart schwerwiegend war, dass das Vertrauensverhältnis dauerhaft geschädigt ist und eine Abmahnung damit ihren Zweck verfehlen würde.
2. Welchen Inhalt muss die Abmahnung haben?
Damit eine Abmahnung den Formanforderungen der Rechtsprechung genügt, muss sie drei Funktionen erfüllen.
Zunächst muss der Sachverhalt, der der Abmahnung zugrunde liegt, möglichst genau dargestellt werden (Dokumentarfunktion). Es müssen konkrete Feststellungen getroffen werden, wie die Angabe des Ortes, des Datums und der genauen Zeit des Vorfalls. Ebenso sollten Zeugen benannt werden. Die Dokumentationsfunktion ist ein ausführlicher Bericht über das Fehlverhalten.
Danach bedarf es einer exakten Rüge der begangenen Pflichtverletzung. Hier sind diejenigen Gesetzesnormen, (Betriebs-)Vereinbarungen oder arbeitsvertraglichen Normen darzulegen, gegen die der Mitarbeiter im konkreten Sachverhalt verstoßen hat (Rügefunktion).
Zuletzt muss der Mitarbeiter aufgefordert werden, das vertragswidrige Verhalten einzustellen und seinen arbeitsvertraglichen Pflichten nachzukommen. Unerlässlich ist hier, dass dem Mitarbeiter die arbeitsvertraglichen Konsequenzen dargelegt werden (Warnfunktion). Er muss darauf hingewiesen werden, dass bei einer erneuten Zuwiderhandlung mit einer Kündigung zu rechnen ist.
3. Wer muss die Abmahnung aussprechen bzw. unterschreiben?
Abmahnungsberechtigt sind grundsätzlich solche Personen, die nach ihrer Aufgabenstellung befugt sind, Anweisungen wegen des Ortes, der Zeit sowie der Art und Weise der zu verrichteten Tätigkeit zu erteilen. Der Personenkreis ist daher nicht nur auf die kündigungsberechtigten Personen beschränkt.
4. Wie lange wirkt die ausgesprochene Abmahnung?
Eine Abmahnung kann durch Zeitablauf ihre Wirkung verlieren, wenn zwischen Ausspruch und erneutem gleichartigen Verstoß ein längerer Zeitraum liegt. Wie lange dieser Zeitraum tatsächlich zu bemessen ist, richtet sich nach dem jeweiligen Einzelfall. In der Regel ist davonauszugehen, dass die Abmahnung in einem Zeitraum von mindestens 1,5 Jahren ihre Wirkung beibehält.
5. Wie oft muss ich abmahnen?
Diese Frage hängt davon ab, um welche Verstöße es sich im Einzelnen handelt. Bei leichten Verstößen und bei Nebenpflichtverletzungen muss in der Regel mehrmals abgemahnt werden, bevor die Kündigung ausgesprochen werden kann. Der Ausspruch einer Kündigung nach erstmaliger Abmahnung ist nur bei schwereren Verstößen möglich.
Dass die Abmahnung Voraussetzung für die Kündigung ist, bedeutet nicht, dass unmittelbar nach Ausspruch der Abmahnung gekündigt werden kann. Die Abmahnung hat vielmehr die Wirkung einer (letzten) Warnung. Der Mitarbeiter muss nach der Abmahnung die Chance haben sein Verhalten ändern zu können. Damit nach der Abmahnung auch tatsächlich gekündigt werden kann, bedarf es eines erneuten einschlägigen Pflichtverstoßes. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter einen gleichartigen Verstoß begangen haben muss.
6. Abgrenzung Ermahnung/Abmahnung
Die Ermahnung unterscheidet sich von der Abmahnung dadurch, dass die Ermahnung keine Androhung einer Kündigung enthält. Die Ermahnung stellt daher ein im Vergleich zur Abmahnung milderes Mittel dar. Sie soll dem Arbeitnehmer deutlich machen, dass er sich nicht korrekt verhalten hat und der Arbeitgeber möchte, dass der Mitarbeiter sein Verhalten ändert. Den Weg einer Kündigung will der Arbeitgeber bei einem weiteren Vergehen jedoch noch nicht gehen.
Die Ermahnung enthält daher neben der Dokumentation- auch die Rügefunktion. Hier gelten die vorgenannten Grundsätze.
Drei Mythen zum Thema Abmahnung
1. Mythos: Die Abmahnung muss innerhalb von 2 Wochen ausgesprochen werden.
Das ist nicht korrekt. Eine gesetzliche Frist, innerhalb welcher eine Abmahnung ausgesprochen werden sollte, gibt es nicht. Dennoch sollten Arbeitgeber aus Eigeninteresse möglichst schnell ein Fehlverhalten abmahnen. Dies gilt schon allein deshalb, weil der Sachverhalt den entscheidenden Personen dann noch präsent ist. Außerdem besteht der Sinn und Zweck ja gerade darin, die Warn- und Rügefunktion so schnell wie möglich in Kraft zu setzen.
2. Mythos: Die Abmahnung muss schriftlich erfolgen.
Diese Aussage ist juristisch ebenfalls nicht korrekt. Grundsätzlich ist für die Wirksamkeit der Abmahnung keine Form vorgesehen. Daher kann eine Abmahnung theoretisch mündlich ausgesprochen werden. grosshandel-bw empfiehlt jedoch dringend, die Abmahnung schriftlich auszusprechen. Dies hat den Hintergrund, dass in sich anschließenden arbeitsrechtlichen Prozessen eine mündlich ausgesprochene Abmahnung und vor allem die oben aufgeführten inhaltlichen Mindestvoraussetzungen nur sehr schwer nachweisbar sind. Aus diesem Grund ist zu empfehlen, sich den Erhalt der Abmahnung durch den Mitarbeiter quittieren zu lassen oder die Abmahnung unter Zeugen an den Mitarbeiter zu übergeben bzw. sie von einem Zeugen in den Briefkasten des Mitarbeiters direkt einzuwerfen.
3. Mythos: Über eine Abmahnung muss der Betriebsrat informiert werden.
Der Betriebsrat muss an dem Ausspruch der Abmahnung nicht beteiligt werden. Er muss auch nicht vorher unterrichtet oder informiert werden. Erst bei einer sich anschließenden Kündigung ist der Betriebsrat anzuhören und die ausgesprochenen Abmahnungen sind ihm gegenüber offenzulegen.
Für weitergehende Informationen und Handlungsempfehlungen steht grosshandel-bw seinen Mitgliedern jederzeit zur Verfügung. Gerne bietet grosshandel-bw auch die Möglichkeit, das Themengebiet rund um die Abmahnung und die verhaltensbedingte Kündigung im Rahmen einer Inhouse-Schulung vor Ort mit Personalverantwortlichen und/oder Führungskräften zu vertiefen.
Mitgliedern von grosshandel-bw steht im Anschluss an diesen Artikel noch eine Abmahnungscheckliste zur Verfügung, die die Erstellung von Abmahnungen erleichtern soll.
