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Das neue Jahr am besten mit einem Hinweis auf Urlaubsverfall beginnen!

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Sabine Reich

Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin)

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Klingt komisch, ist aber so. Das BAG konkretisiert die Hinweispflicht des Arbeitgebers zum Verfall von Urlaubsansprüchen. Wichtig ist ein sehr früher Zeitpunkt zu Beginn des Kalenderjahres.

Am besten erteilt der Arbeitgeber unverzüglich nach Entstehen des Urlaubsanspruchs, also innerhalb der ersten Woche im Kalenderjahr, einen ersten Hinweis auf die Möglichkeit des Verfalls von Urlaubansprüchen. Unverzüglich heißt „ohne schuldhaftes Zögern“.

Die dem Arbeitgeber einzuräumende Zeitspanne richtet sich laut Bundesarbeitsgericht (BAG) nach den Umständen des Einzelfalls, allerdings sei unter normalen Umständen eine Zeitspanne von einer (Urlaubs-)Woche, d. h. in Anlehnung an § 3 BUrlG sechs Werktage, ausreichend. Betriebsferien könnten einen besonderen Umstand darstellen, der eine längere Hinweisfrist rechtfertigen könnte. Das BAG hat sich aber nicht geäußert, wie viel länger dann die Frist sein könnte.

Laut BAG handelt ein Arbeitgeber in der Regel dann nicht mehr unverzüglich, wenn er seine Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten später als eine Woche nach Entstehung des Urlaubs am 1. Januar erfüllt. Sechs Werktage (inkl. Samstag) sind laut BAG grundsätzlich ausreichend, um den Hinweis zu erteilen. Bei einer 5-Tagewoche sollte die Hinweispflicht am letzten Arbeitstag der Woche erfüllt werden.

Was ist der Hintergrund dieser doch etwas überraschenden BAG-Entscheidung?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) verneint den automatischen Verfall des Urlaubsanspruchs des Arbeitnehmers am Ende des Jahres, wenn dieser seinen noch offenen Urlaub nicht bis zum Jahresende beantragt hatte. Für den Verfall der Urlaubsansprüche ist ein vorausgehender Hinweis des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter auf genau diese Konsequenz erforderlich. Den Arbeitgeber trifft insoweit eine entsprechende Hinweis- und Mitwirkungspflicht, deren Erfüllung er im konkreten Fall auch zu beweisen hat. Es empfiehlt sich also, den Hinweis nicht nur mündlich, sondern auch schriftlich konkret gegenüber jedem Arbeitnehmer zu erteilen.

Eine besondere Situation war im Falle einer langandauernden Erkrankung gegeben. Klarheit bestand bisher in der Rechtsprechung, dass der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers bei fortdauernder krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit, jedenfalls 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, untergeht. Das BAG hat seine bisherige Rechtsprechung konkretisiert und unterscheidet nun zwischen den Arbeitnehmern, die seit Beginn des Urlaubsjahres erkrankt sind und solchen, die erst im Laufe eines Urlaubsjahres erkranken.

Offen war bisher noch die Frage, was für die Fälle gelten soll, in denen ein Arbeitnehmer so früh im Urlaubsjahr, z. B. am 05.01.2022 durchgehend arbeitsunfähig erkrankt, dass er seinen Urlaub auch bei Erfüllung der Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers nicht vollständig hätte nehmen können. Wenn es dem Arbeitgeber tatsächlich möglich sei, den Arbeitnehmer vor dessen Erkrankung in die Lage zu versetzen, Urlaub zu nehmen, könne der Urlaub nach 15 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres verfallen. Solange dies aufgrund der frühen Erkrankung des Arbeitnehmers im Urlaubsjahr nicht der Fall sei, könne die Befristung des Urlaubsanspruchs nicht von der Erfüllung der Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten abhängen.

Konsequenz für den Arbeitgeber

Die Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten muss der Arbeitgeber vorsorglich unverzüglich nach der Entstehung des Urlaubsanspruchs am 1. Januar des Kalenderjahres erfüllen, denn es kann durchaus sein, dass ein Arbeitnehmer sehr früh im Kalenderjahr auf Dauer bis zum Jahresende erkrankt.

Einem Arbeitnehmer, der so früh im Jahr erkrankt, dass er unter Beachtung der zuvor geschilderten Zeitspanne auch bei ordnungsgemäßer Information durch den Arbeitgeber nicht den vollständigen Urlaubsanspruch hätte in Anspruch nehmen können, bleibt der Urlaub für dieses Urlaubsjahr nur so weit erhalten, wie er den Urlaub noch tatsächlich hätte nehmen können. Dabei ist auch die dem Arbeitgeber einzuräumende Zeitspanne zur Erfüllung seiner Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten zu beachten. Der weitergehende Urlaubsanspruch verfällt 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, da für die fehlende Inanspruchnahme nicht die fehlende Erfüllung der Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten ursächlich ist.

Arbeitgebern ist daher dringend zu empfehlen, Arbeitnehmer möglichst in der ersten Woche eines jeden Jahres nachweislich auf den Urlaubsverfall am Ende des Jahres hinzuweisen und sie damit in die Lage zu versetzen, ihren Urlaub tatsächlich nehmen zu können. Kommt der Arbeitgeber dem nicht nach, können die Arbeitnehmer mangels Verfalls und mangels Beginns der Verjährungsfrist unbegrenzt Urlaubsansprüche ansammeln, die bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses dann ggf. abzugelten wären.

Bitte denken Sie daran – das Team von grosshandel-bw steht seinen Mitgliedern jederzeit zur Beratung zur Verfügung.

Unser aktualisiertes Urlaubsmerkblatt kann nachfolgend nach Login oder im Downloadbereich unter dem Thema HR & Arbeitsrecht/Praxishilfen heruntergeladen werden.

Zwei Musteranschreiben zum Urlaubsverfall und ein Musteranschreiben zur Urlaubskürzung während der Elternzeit können nachfolgend nach Login oder im Downloadbereich unter dem Thema HR & Arbeitsrecht/Mustervorlagen/Musteranschreiben heruntergeladen werden.

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