HR und Arbeitsrecht

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – das Ende des gelben Scheins.

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Arabel Münch

Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin)

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Der gelbe Schein hat bald ausgedient. Vom 01. Januar 2022 bis 30. Juni 2022 läuft die Pilotphase der eAU. Ab dem 01. Juli 2022 gilt sie dann verpflichtend.

Jedes Jahr werden zwischen 75 und 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Ärzten ausgestellt. Dabei werden immer mehrere Ausfertigungen erstellt, da die Krankenkasse, der Arbeitgeber und der Patient eine Ausfertigung erhalten sollen. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) ist damit bald Schluss. Der gelbe Schein wird zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU).

Ursprünglich sollte die Pflicht zum elektronischen Abrufen von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen durch den Arbeitgeber bereits seit 01. Januar 2022 gelten. Der Gesetzgeber hat den Start der verpflichtenden elektronischen Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und damit auch den Beginn der Pilotphase/Übergangsphase jeweils um ein halbes Jahr verschoben. Nun beginnt die verpflichtende elektronische Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen durch die Krankenkasse an den Arbeitgeber ab dem 01. Juli 2022. Bis dahin können Arbeitgeber freiwillig die Arbeitsunfähigkeitsdaten bei den Krankenkassen elektronisch abrufen, denn die Krankenkassen haben diese Daten seit dem 01. Januar 2022 zum Abruf bereitzustellen.

Arbeitnehmern ist es jedoch in der Pilotphase bis einschließlich 30.06.2022 möglich Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papier zu erbringen.

grosshandel-bw stellt die wichtigsten Fragen zusammen:

Ab wann kann/muss das Verfahren genutzt werden?

109 Abs. 1 SGB IV sieht vor, dass die Krankenkassen ab dem 01. Januar 2022 nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten nach § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen haben. Gleiches gilt gemäß § 109 Abs. 3a SGB IV nach Eingang der voraussichtlichen Dauer und des Endes von stationären Krankenhausaufenthalten (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V) und nach § 109 Abs. 3b SGB IV nach Eingang von Arbeitsunfähigkeitsdaten bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten (§ 201 Absatz 2 SGB VII). Das eAU_Verfahren ist ab dem 01. Januar 2022 im Basismodul der Entgeltabrechnungsprogramme hinterlegt.

Die Verpflichtung für Arbeitgeber zur Nutzung der elektronischen Übermittlung dieser Daten gilt erst ab 01.07.2022.

Übrigens: auch eine rückwirkende Abfrage ist möglich. Mit dem Start der Pilotphase können eAU-Daten rückwirkend zum 01. Oktober 2021 abgefragt werden.

Welche Daten darf der Arbeitgeber abrufen?

Grundsätzlich werden Arbeitsunfähigkeitsdaten im elektronischen Verfahren unter Angabe insbesondere der Versicherungsnummer des arbeitsunfähigen Beschäftigten und dem Datum des Beginns der Arbeitsunfähigkeit durch den dafür berechtigten Arbeitgeber abgefragt. Die Krankenkasse hat nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zu erstellen, die insbesondere die folgenden Daten enthält:

  • den Namen des Beschäftigten,
  • den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit,
  • das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
  • die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
  • die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Die Datensätze werden nach dem Eingang der Anfrage für den Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt.

Wann darf der Arbeitgeber die Daten abrufen?

Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf nur durch den Arbeitgeber erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung durch den Arbeitgeber liegt dann vor, wenn

  • der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei dem Arbeitgeber beschäftigt ist und
  • der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG mitgeteilt hat,
  • eine Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, die ein Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt festgestellt hat (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V) oder eine Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit (§ 201 Abs. 2 SGB VII) oder eine Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung zu Lasten einer gesetzlichen Krankenversicherung (§ 301 Abs. 1 SGB V) vorliegt.

Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich krankenversichert sein. Ein Abruf der eAU-Daten ist für privatversicherte Arbeitnehmer derzeit nicht möglich. Der Abruf durch den Arbeitgeber ist jeweils bei der Krankenkasse vorzunehmen, bei welcher zum anzufragenden Zeitpunkt der AU die Versicherung bestand.

Zu welchem Zeitpunkt darf ich die Daten abfordern?

Ein Abruf der eAU ist nur dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt bereits verpflichtet ist, eine Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt feststellen zu lassen und daher diese bereits der Krankenkasse vom Arzt übermittelt werden konnte. Ein früher Abrufversuch, unmittelbar nach Krankmeldung des Arbeitnehmers, ist jedoch unschädlich, da die AU-Daten bei Eingang in der Krankenkasse unmittelbar von dieser proaktiv zurückgemeldet werden würden.

Welche Daten bekommen Arbeitgeber beim Abruf übermittelt?

Bei jeder Rückmeldung durch die Krankenkasse können dem Arbeitgeber folgende Werte übermittelt werden:

  • AU_ab_AG
  • AU_seit
  • Voraussichtlich_AU_bis
  • Festgestellt_am
  • Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit
  • Arbeitsunfall
  • D_Arzt_zugewiesen (Durchgangsarzt)
  • Sonstiger_Unfall_Unfallfolgen
  • Aufnahmetag (bei KHB)
  • Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung (bei KHB)
  • Erstbescheinigung / Folgebescheinigung

Was gilt bei Krankenhausaufenthalten?

Liegen für den angefragten Zeitraum Zeiten eines stationären Aufenthaltes in einem Krankenhaus vor, werden regelmäßig nur die Werte in den Feldern „Aufnahmetag“ und „Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung“ an den Arbeitgeber übermittelt. Ist der Krankenhausaufenthalt zum Zeitpunkt der Anfrage bereits beendet, ist im Feld „Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung“ das tatsächliche Entlassdatum anzugeben. Im Falle eines nicht beendeten Krankenhausaufenthalts erfolgt eine Übermittlung des tatsächlichen Entlassdatums an den Arbeitgeber, wenn der Arbeitgeber dies erneut abfordert; eine proaktive erneute Meldung durch die Krankenkasse erfolgt hingegen nicht.

Eine Verlegung stellt eine Entlassung aus einem Krankenhaus verbunden mit einer Neuaufnahme in einem weiteren Krankenhaus dar und ist entsprechend bei der Meldung zu berücksichtigen.

Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem neuen Verfahren?

Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer sind gemäß dem neuen § 5 Abs. 1a EFZG ab dem 1. Juli 2022 verpflichtet, bei einer länger als drei Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer ärztlich feststellen zu lassen. Zusätzlich müssen sie sich eine ärztliche Bescheinigung nach Abs. 1 Satz 2 oder 4 (Erst- oder Folgebescheinigung) aushändigen lassen. Verlangt der Arbeitgeber früher eine Bescheinigung, müssen diese Pflichten zum vom Arbeitgeber vorgegebenen Zeitpunkt erfüllt werden. Diese Pflicht des Arbeitnehmers ersetzt ab 01. Juli 2022 die bislang geltende sog. Nachweispflicht des Arbeitnehmers (Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitnehmer) nach § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG ab.

Unabhängig davon bleibt die Anzeigepflicht des Arbeitnehmers nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG auch mit dem neuen Verfahren bestehen. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber bzw. der zur Entgegennahme solcher Erklärungen zuständigen Stelle (z. B. Personalabteilung) die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Die Mitteilung soll ohne schuldhaftes Zögern erfolgen. Der Arbeitnehmer sollte dafür sorgen, dass er den Arbeitgeber am ersten Tage der Arbeitsunfähigkeit während der ersten Betriebsstunden informiert.

Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, wenn der Arbeitnehmer seinen Pflichten nicht nachkommt?

Ein Verstoß gegen die unverändert bleibende Anzeigepflicht nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG stellt eine Verletzung einer arbeitsvertraglichen Nebenpflicht dar. Diese Verletzung kann einen Anspruch des Arbeitgebers auf Schadensersatz begründen, wenn etwa durch die schuldhafte Nichtmitteilung nicht für Vertretung gesorgt und ein Auftrag nicht vertragsgemäß durchgeführt werden kann. Die Pflichtverletzung kann auch Auslöser für eine Abmahnung und – im Fall von wiederholten Verstößen – ggf. auch für eine ordentliche Kündigung sein. Eine außerordentliche Kündigung wird nur in Ausnahmefällen in Betracht kommen. Diese arbeitsrechtlichen Schritte erfordern immer eine genaue Prüfung des Einzelfalls, nehmen Sie hierzu bitte Kontakt zum Team von grosshandel-bw auf.

Die Verletzung der Anzeigepflicht führt nicht zu einem Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers.

Verstößt der Arbeitnehmer gegen seine Nachweispflicht (§ 5 Abs. 1 S. 2 EFZG) bzw. ab 01. Juli 2022 gegen seine neue Pflicht aus § 5 Abs. 1a EFZG und lässt er seine Arbeitsunfähigkeit nicht (rechtzeitig) feststellen, stellt dies ebenfalls eine Pflichtverletzung dar, die arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. In diesem Fall kommt auch ein Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers in Betracht. Diese arbeitsrechtlichen Schritte erfordern immer eine genaue Prüfung des Einzelfalls, nehmen Sie hierzu bitte Kontakt zum Team von grosshandel-bw auf.

Weitere Informationen zum Datenaustausch für Arbeitgeber stehen hier zum Abruf bereit.

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