HR und Arbeitsrecht

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – erster Schritt in Richtung Digitalisierung (eAU)

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Sabine Reich

Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin)

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Seit 1. Januar 2023 erfolgt das AU-Meldeverfahren zur Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkassen vollständig digital. Aber richtig rund ist der Prozess noch nicht.

Die digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) an die Krankenkassen hat sicher wesentliche Vorteile in Bezug auf die Schnelligkeit und Sicherheit, doch das Verfahren ist gegen verschiedene Störfälle noch nicht abgesichert. Es bleiben einige Fragen offen. 

Verfahren ab 1. Januar 2023

  • Arbeitgeber müssen seit dem 1. Januar 2023 die AU-Bescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. 
  • Die Vorlage einer Papierbescheinigung durch den Arbeitnehmer beim Arbeitgeber ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr vorgesehen und entfällt grundsätzlich. 
  • Gleichwohl muss der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren und regelmäßig aktualisieren. Diese Informationspflicht bleibt wie bisher. Der Arbeitnehmer ist – unter den gleichen Voraussetzungen wie bisher – verpflichtet, das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit (AU) sowie deren voraussichtliche Dauer ärztlicherseits feststellen zu lassen.
  • Aus dieser Mitteilung des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber auf die Abrufbarkeit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schließen. 
  • Die gesetzlichen Krankenversicherungen übermitteln die eAU-Daten direkt an die Arbeitgeber. Medizinische Inhalte wie etwa Diagnosen werden dabei ausgespart. 
  • Patienten erhalten ihre Krankschreibung – wenn sie dies wünschen – ebenfalls digital. Der Arbeitnehmer ist in der Obliegenheit, sich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen zu lassen (Beweissicherung, auch bei Störfällen, s.u.).

So soll es im Idealfall laufen:

  1. Der Arbeitnehmer meldet dem Arbeitgeber unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit. Diese Verpflichtung kann bereits vor dem Arztbesuch oder Krankenhausaufenthalt bestehen. Ebenfalls muss der Arbeitnehmer die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen.
  2. Der Arbeitnehmer erhält von seiner Arztpraxis einen Ausdruck der Arbeitsunfähigkeits-Daten (AU-Daten) für sich selbst. Auf seinen Wunsch erhält er zudem eine ausgedruckte AU-Bescheinigung für seinen Arbeitgeber.
  3. Nach dem Arztbesuch, spätestens bis 24:00 Uhr, übermittelt die Arztpraxis die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse. Im Falle eines Krankenhausaufenthaltes übermittelt das Krankenhaus die Aufenthalts- und Entlassungsdaten an die Krankenkasse. Die Krankenkassen halten die ihnen seitens der Ärzte übermittelten Daten zum Abruf durch den Arbeitgeber bereit: §§ 109 SGB IV, 295 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB V.
  4. Der Arbeitgeber oder ein Beauftragter (z. B. eine Steuerberatungskanzlei) sendet eine Anfrage nach der eAU an die Krankenkasse über deren Kommunikationsserver.
  5. Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhalten eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung. Der Abruf sollte am Folgetag der ärztlichen Feststellung möglich sein. Ein Abruf der eAU ist nur dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt bereits verpflichtet ist, eine Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt feststellen zu lassen und diese bereits vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt werden konnte.

AUSNAHME: Ist die eAU noch nicht bei der Krankenkasse eingetroffen (z. B. weil sie von der Praxis noch nicht übermittelt wurde oder in der Praxis keine Internetverbindung besteht), erhält der Arbeitgeber oder sein Beauftragter eine entsprechende Fehlermeldung. In diesem Fall kann es beim Abruf der eAU zu einer zeitlichen Verzögerung (Postweg) kommen.

Wichtig: Das elektronische Verfahren gilt nicht für privat Versicherte und auch nicht für AU-Bescheinigungen aus dem Ausland.

Verfahren bei technischen Störungen:

Bisher ist beim Vorliegen von technischen Störungen vorgesehen, dass zunächst die Arztpraxis eine fehlerhaft unterbliebene Übermittlung der eAU an die Krankenkasse nachholt (Variante 1). Dies setzt aber die Kenntnis der Arztpraxis von dem Störfall voraus. Zumindest kann dies zu zeitlichen Verzögerungen führen. Ansonsten muss die Arztpraxis bei schon bekannten Störfällen (z.B. technische Störungen) bei der Übermittlung unverzüglich dem Arbeitnehmer die eAU in dreifacher Ausfertigung übergeben (Variante 2), sodass dieser sie seinem Arbeitgeber aushändigen kann, was er im eigenen Interesse machen sollte.

TIPPS und Hilfestellungen von grosshandel-bw:

  • Es empfiehlt sich, die Arbeitnehmer über die bleibende Informationspflicht und das elektronische Verfahren aufzuklären.
  • grosshandel-bw hat ein Musterschreiben für diese Information entwickelt. Das Muster kann von den Mitgliedsfirmen im Downloadpool unter „Arbeitshilfen“ abgerufen werden. Für die häufigsten Fragen hat die BDA (Bundesverband der deutschen Arbeitgeber) ein FAQ erstellt. 
  • grosshandel-bw hat im Rahmen einer Projektgruppe zum HR.DokGenerator jeweils für Arbeitsverträge mit oder ohne Tarifbindung Musterklauseln entwickelt, die auf die rechtliche Situation hinsichtlich der Informationspflichten und der ab Januar 2023 nicht mehr erforderlichen Nachweispflicht der AU durch den Arbeitnehmer Bezug nimmt. Die bisherige Klausel kann im Arbeitsvertrag angepasst bzw. die neue Klausel in den neuen Arbeitsverträgen eingebaut werden. Denn künftig wird bei Kündigungen wegen der beharrlichen Verletzung von Nebenpflichten sowie bei Abmahnungen die Verletzung der Informationspflicht durch den Arbeitnehmer im Fokus stehen. 
  • Ausführliche Informationen zur Abfrage von AU-Bescheinigungen von Arbeitgebern bei Krankenkassen haben diese auf ihren Fachportalen zusammengestellt. Es lohnt sich, auch hier einen Blick darauf zu werfen.
  • Wie Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch ohne eigene Software abrufen können erfährt man auf der Seite der ITSG. Die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) unterstützt seit Jahren die Digitalisierung des deutschen Gesundheits- und Sozialwesens.

Richtig rund ist der Prozess noch nicht

Jedoch sind noch einige Fragestellungen zu lösen, wie z. B. wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zulässigerweise verpflichtet hat, bereits am ersten Tag der Erkrankung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Wie kann in diesem Fall der rechtzeitige Abruf durch den Arbeitgeber erfolgen? Darüber hinaus ist der § 7 EFZG – Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers in Bezug auf die Entgeltfortzahlung, solange keine Papierbescheinigung vorgelegt wird – noch nicht an das neue Recht angepasst. Und auch die Frage wer bei Übermittlungsfehlern und technischen Störfällen die Darlegungs- und Beweislast für den Umstand trägt, dass der Arbeitnehmer seiner Feststellungspflicht nachgekommen ist noch nicht geklärt. Abmahnungen und Kündigungen werden sich zukünftig alleine auf die Nichtvorstellung bei einem Arzt beziehen können, keinesfalls auf die Nichtabrufbarkeit der ärztlichen Feststellung, wohl auch nicht auf die Nichtvorlage eines Papiers, falls die Daten nicht abrufbar sind. grosshandel-bw hält Sie über die weiteren Entwicklungen auf dem Laufenden.

Das Team von grosshandel-bw unterstützt seine Mitgliedsfirmen bei allen Fragestellungen, auch wenn es zu Störfällen kommt. Gerne sammeln wir diese Informationen und leiten sie an die richtigen Adressanten weiter, denn die Politik sollte ein Bild von der Praxistauglichkeit des elektronischen Verfahrens bekommen.

Weiterführende Informationen:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form.
Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung.

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